Esta Guía incluye una serie de principios básicos de conducta que implica a las personas encargadas de la gestión, edición, revisión y autoría de los trabajos que aparezcan en el Boletín de la Asociación española de Entomología (en adelante "Boletín").
La revista se adhiere a los principios y procedimientos éticos dictados en el Código de Buenas Prácticas Científicas del Consejo Superior de Investigaciones Científicas de España (http://www.csic.es/etica-en-la-investigacion) y en el Code of Conduct and the Best Practices Guidelines for Journals Editors del Committee on Publication Ethics - COPE, (https://publicationethics.org/) de carácter internacional. El Equipo Editorial se reserva el derecho de retractación y retirada de cualquier artículo que vulnere el Código de Buenas Prácticas Científicas.
1. Actuación del equipo editorial
El Comité Editorial y el Comité Científico (en adelante "Equipo Editorial") son los responsables de los materiales publicados y velarán por la calidad científica de los mismos, entendiendo como tal los métodos de obtención de los resultados y su relación con las conclusiones del mismo. Además, velarán porque el período de gestión de los manuscritos recibidos sea razonable y no dañe los intereses de los/as autores/as y lectores/as.
Se proporcionarán en la página web del Boletín datos estadísticos sobre la gestión editorial: tiempo medio entre el envío de manuscritos y la primera decisión editorial, tiempo medio entre aceptación y la publicación de los trabajos, número de trabajos recibidos, número de trabajos rechazados, número de trabajos aceptados y número de trabajos publicados, medidos en períodos anuales de enero a diciembre. A nivel informativo, se incluirán también datos estadísticos sobre la visibilidad de la revista.
Los principios en los que se ha de basar la actuación del Equipo Editorial son los siguientes:
1.1 Imparcialidad
El Equipo Editorial debe ser imparcial con el tratamiento de los manuscritos presentados para su publicación. Respetará la independencia intelectual de los/as autores/as y habilitará los medios para que puedan replicar de forma argumentada a las objeciones que se pudieran esgrimir para aceptar sus manuscritos.
1.2 Confidencialidad
El Equipo Editorial tienen la obligación de garantizar la confidencialidad sobre los manuscritos recibidos y su contenido hasta que hayan sido aceptados para su publicación y ad in aeternum si se rechazaran. Al mismo tiempo no podrán usar, bajo ningún concepto, los datos, resultados o conclusiones contenidos en dichos manuscritos hasta su publicación, salvo consentimiento expreso de todas las personas firmantes del manuscrito.
1.3 Revisión de los manuscritos
Los manuscritos serán anonimizados por el Comité Editorial antes de ser enviados a revisión, salvo que la identidad de los autores sea necesaria a efectos de garantizar la correcta identificación de los artrópodos citados/descritos en el trabajo.
El Comité Editorial de este Boletín reservará el anonimato de la persona que efectúa la revisión, salvo autorización expresa por su parte a que se comunique su nombre. La revisión será realizada por dos revisores con conocimientos en el grupo y que dominen el idioma en el que esté redactado el manuscrito. Si se recibiera una evaluación negativa, es decir con recomendación expresa de su no publicación, el Comité Editorial requerirá, si la considerara necesaria, la participación de un nuevo revisor, admitiendo una réplica por parte del/a autor/a principal. Escuchadas ambas partes, el Comité Editorial tomará una decisión, dando con ello por concluido el proceso de revisión.
La ausencia de plagio y la autenticidad de los datos deben ser criterios básicos para la aceptación de los manuscritos.
El Comité Editorial ha de asegurar que los manuscritos presentados han sido sometidos a un proceso de revisión justo e imparcial y estará siempre dispuesto a razonar sus opiniones y explicar sus decisiones en cualquier controversia suscitada durante el proceso de evaluación.
1.4 Aceptación o rechazo de manuscritos
La responsabilidad de aceptar o rechazar un manuscrito para su publicación recae, en una primera opción, en el Comité Editorial, que considerará si el manuscrito recibido carece del nivel científico exigible, falta de adecuación a los objetivos del Boletín, evidencias de fraude científico, plagio o duplicidad.
Superado este primer filtro, los manuscritos se aceptarán en función de los informes de revisión recibidos. La decisión final sobre la aceptación o no de los manuscritos presentados recaerá siempre en el Comité Editorial.
1.5 Desautorización y notificación de irregularidad
El Equipo Editorial se reserva el derecho a desautorizar aquellos trabajos ya publicados de los que posteriormente se conozca su falta de fiabilidad como resultado tanto de errores involuntarios como de fraudes o malas prácticas científicas tales como manipulación o copia de datos, plagio de textos y publicación redundante o duplicada, omisión de referencias de las fuentes consultadas, utilización de contenidos sin permiso o sin justificación, etc. La intención que guía la desautorización es corregir la producción científica ya publicada, cuando proceda, asegurando su integridad.
La desautorización de un trabajo se adoptará lo antes posible, publicándola tanto en la versión impresa del Boletín como en la digital, mencionando las razones que hayan llevado a ello con el fin de que se ponga en evidencia la mala práctica existente y para que dicho trabajo no sea citado en su campo de investigación. El Comité Editorial comunicará a la institución de afiliación que aparezca en la autoría dicha desautorización.
Los trabajos desautorizados se conservarán en la edición electrónica advirtiendo de forma clara e inequívoca que se trata de un artículo desautorizado. En la edición impresa se hará constar dicha desautorización a la mayor brevedad por medio de una editorial o comunicación, en los mismos términos en que se haya hecho en la versión electrónica.
La duplicidad involuntaria se resuelve determinando la fecha de recepción y de aceptación de cada uno de los trabajos en las revistas a que haya lugar.
La presencia de algún error involuntario relevante en un trabajo ya publicado se resolverá por medio de una nota editorial o una fe de erratas.
1.6 Normas de estilo y preparación de manuscritos
El Boletín tiene publicadas en su página web, así como en cada uno de los volúmenes, las Normas a los autores para la presentación de originales, en donde se incluyen aspectos como extensión, apartados, inclusión de referencias, elaboración de la bibliografía, presentación de tablas, figuras e imágenes, etc. Todas ellas son de obligado cumplimiento.
1.7 Conflicto de intereses
Cuando en la autoría figure algún miembro del Equipo Editorial, éste se abstendrá del proceso de evaluación del manuscrito propuesto.
2. Sobre la autoría de los manuscritos
2.1 Normas de publicación
Los textos presentados han de ser fruto de una investigación original e inédita, aportando información suficiente para que cualquier especialista pueda repetir las investigaciones realizadas o refutar las conclusiones.
En el texto se deben mencionar adecuadamente la procedencia de las ideas o frases literales tomadas de otros artículos ya publicados, de acuerdo con las Normas a los autores propias del Boletín.
La inclusión de imágenes o figuras no originales se realizará sólo con el permiso de reproducción explícito de su autor/a o de quien represente sus derechos de autoría.
2.2 Originalidad y plagio
El plagio en todas sus formas, la publicación múltiple o redundante, así como la invención o manipulación de datos constituyen faltas graves de ética y se consideran fraudes científicos. Por ello, se debe garantizar junto con el envío inicial que sus manuscritos son producto de su trabajo original, que los datos han sido obtenidos de manera ética, que no han sido previamente publicados, ni que están bajo revisión en alguna otra revista. El Boletín no aceptará manuscritos que incumplan estas condiciones.
2.3 Autoría del manuscrito
La autoría de un trabajo debería incluir a quienes ha contribuido suficientemente a un trabajo, participado en su redacción y están de acuerdo con esa autoría y responsabilidad de la publicación. Si esas contribuciones no tienen la entidad suficiente para justificar la autoría, la inclusión en reconocimientos puede ser adecuada.
Los/as autores/as deben informar al Comité Editorial al enviar el artículo para posible publicación sobre el criterio escogido para decidir el orden de firma y sobre la contribución específica realizada por cada uno/a de ellos/as a los trabajos.
No se aceptarán cambios en la autoría de un trabajo una vez aceptado. Los cambios durante el proceso de revisión estarán condicionados a su justificación argumentada.
En el caso de autoría múltiple, quien figure como autor/a de correspondencia del manuscrito, debe disponer del reconocimiento del resto de coautores y que todos ellos han revisado y aprobado la versión final, dando su visto bueno y compartiendo la responsabilidad del manuscrito presentado. Salvo indicación expresa en otro sentido, se considerará como autor de correspondencia y persona de contacto del manuscrito a quien figure en primer lugar.
2.4 Fuentes de información
En el texto del manuscrito se deberán reconocer las fuentes originales en las que se basa la información contenida en el mismo, pero no hay necesidad de incluir menciones a aspectos ya asentados en el conocimiento científico.
Las alusiones a comentarios o comunicaciones personales deben reducirse al mínimo y, en caso de necesidad de inclusión, los autores/as deben contar con el permiso explícito de la persona aludida. En el texto debe reflejarse de forma clara el origen de dicho comentario o alusión.
2.5 Errores significativos en trabajos publicados
Cuando un autor descubra un error grave en su trabajo tiene la obligación de comunicarlo a la revista lo antes posible para modificar su artículo, si se pudiera, o bien retirarlo. Si ya hubiera sido publicado en la versión impresa, se deberá retractar o publicar una corrección o fe de erratas.
2.6 Referencia a datos en acceso abierto
Se insta a los/as autores/as a depositar el material complementario, al menos los datos de investigación subyacentes a las publicaciones, en repositorios institucionales o temáticos de acceso abierto federados en la European Open Science Cloud (EOSC), de ser posible. En esos casos, se relacionará en el trabajo ese material complementario depositado en repositorios públicos a través de identificadores únicos y persistentes.
2.7 Conflicto de intereses
Se deben indicar obligatoriamente todas las fuentes de financiación o ayudas obtenidas para la realización del trabajo, con sus códigos de estar disponibles, así como cualquier vínculo comercial, financiero o personal que puedan estar relacionadas con el trabajo.
3. La evaluación de los manuscritos
3.1 La participación de especialistas en el proceso de evaluación
El Comité Editorial elegirá a (al menos) dos especialistas para evaluar cada trabajo, de acuerdo con la idoneidad de su currículum y publicaciones en la temática/grupo de estudio. En esta decisión podrá ser asesorado por editores/as asociados de grupos concretos, así como someterlo a consideración del Comité Científico de la revista, indicado en la página web del Boletín https://www.entomologica.es/publicaciones-boletin-equipo-editorial.
Las personas que sometan un manuscrito a evaluación podrán proponer los nombres de hasta tres expertos en el grupo para dicha evaluación. El Comité Editorial es libre para solicitar o no la evaluación a las personas propuestas por los autores. En el caso de que el autor o autores comuniquen explícitamente su rechazo a ser evaluados por algún especialista en concreto, el Comité Editorial tendrá en cuenta dicha solicitud, si las alegaciones se consideraran razonables.
Las comunicaciones entre el Comité Editorial y las personas que realizan las revisiones siguen un procedimiento estandarizado: 1) solicitud de revisión con inclusión de título y resumen del trabajo a evaluar, 2) envío del trabajo completo para evaluar y plantilla de revisión tras la aceptación del encargo; 3) recordatorio, si procede, del tiempo de revisión; 4) confirmación de la recepción de la revisión realizada; 5) segunda ronda de revisión, de ser necesaria; 6) información sobre la decisión final adoptada por el Comité Editorial.
Los revisores/as recibirán una plantilla de revisión con el fin de facilitar, estandarizar y objetivar el proceso de evaluación de los trabajos recibidos. Deberán indicar específicamente si consideran que un trabajo debe aceptarse, si se requieren cambios menores para su aceptación, si se requieren cambios mayores para su posible aceptación, o si debe ser rechazado.
3.2 Confidencialidad
Los manuscritos recibidos son documentos confidenciales cuyo contenido no puede ser divulgado ni utilizado personalmente hasta su aceptación final. El rechazo de un manuscrito no le libera de su carácter confidencial.
3.3 Objetividad
El revisor/a debe argumentar adecuadamente sus críticas, de forma objetiva y constructiva en sus comentarios, sin adoptar posturas hostiles, ni críticas referidas a aspectos personales de los autores/as y respetando la independencia intelectual de los autores/as del manuscrito.
Además de la calidad científica y literaria del manuscrito, es su función también advertir de cualquier similitud sustancial que pudiera existir entre el manuscrito sometido a su revisión y cualquier otro artículo publicado o en proceso de evaluación en otra revista, así como de la existencia de plagio, falsificación o invención de datos de la que fuera consciente.
3.4 Prontitud de respuesta
El plazo propuesto para realizar una revisión es de un mes desde que el revisor acepte realizarla. La revisión debe ser un proceso rápido, por lo que el revisor debe notificar al Comité Editorial cualquier eventual retraso sobre el plazo previamente acordado.
3.5 Reconocimiento de las fuentes de información
El revisor/a debe comprobar que son citados los trabajos relevantes ya publicados sobre el tema proponiendo la eliminación de referencias superfluas o redundantes y la incorporación, si procediera, de referencias relevantes no incluidas.
3.6 Conflicto de intereses
Si la persona que realiza la revisión conociera que mantiene una relación profesional o personal con cualquiera de las personas firmantes del trabajo encomendado a su evaluación de tal manera que pudiera afectar a su decisión, debe rechazar dicho encargo.
Igualmente, si el manuscrito encomendado está estrechamente relacionado con el que pueda estar desarrollando en ese momento, o con alguno que hubiera publicado, y pensara que éstas circunstancias pudieran condicionar su valoración, debe renunciar a la evaluación del manuscrito y comunicarlo al Comité Editorial.
En el caso de que fuera necesaria la incorporación de alguna referencia del propio revisor/a, deberá justificarlo específicamente en un comentario al Comité Editorial, además del indicado para los autores/as.
3.7 Reconocimiento de las personas que realizan la evaluación
El Boletín considera que las personas que participan en la evaluación desempeñan un papel esencial en la calidad de la publicación y por tanto de la propia revista. Por ello el Boletín publica en cada uno de sus volúmenes la relación de especialistas participantes en el proceso de revisión, que han firmado la revisión del manuscrito y además han autorizado expresamente la publicación de sus nombres. También se indicará el número de especialistas que han decidido permanecer en el anonimato.
Nota final: En este escrito, como en todos aquellos que se publiquen en el Boletín, se ha procurado seguir las normas académicas en la expresión y el correcto uso del lenguaje, incluyendo ortografía, léxico y sintaxis, así como un uso no sexista e inclusivo.